こんにちは！人事部のH.Fです。
もうすぐそこまで夏が迫ってきてますが暑さに負けずに頑張っていきましょう！

 

ビジネスメールは、社内外のコミュニケーションにおいて非常に重要なツールです。適切なビジネスメールを作成することで、円滑な人間関係を築き、仕事の効率を向上させることができます。ここでは、ビジネスメールの基本をわかりやすく解説します。

 

1. 件名で「何を伝えたいか」を明確に

件名は、メールを開くかどうかを決める最初のポイントです。以下の点を意識して、件名を作成しましょう。

• 具体的かつ簡潔に: 「〇月〇日の会議について（田中）」のように、内容と送信者が一目でわかるようにします。

• 緊急度を示す: 「【重要】」「【ご返信のお願い】」など、必要に応じて緊急度を示す言葉を入れます。

• 記号の活用: 読みにくい長文を避け、括弧などを使い視認性を高めます。

 

2. 宛名は正確に、敬称を忘れずに

宛名は、相手への敬意を示す重要な部分です。

• 会社名・部署名・役職名: 省略せずに正式名称を記載します。（例：株式会社〇〇 営業部 部長 〇〇様）

• 敬称: 個人名には「様」を、部署や団体宛には「御担当者様」などを使用します。

 

3. 本文の構成：PREP法でわかりやすく

本文は、以下のPREP法（Point → Reason → Example → Point）を意識すると、論理的でわかりやすい文章になります。

• P (Point - 結論): まず、最も伝えたい結論を明確に述べます。

• R (Reason - 理由): なぜその結論に至ったのか、理由を説明します。

• E (Example - 具体例・詳細): 結論や理由を補足する具体的な情報や詳細を伝えます。

• P (Point - 再度結論): 最後に、改めて結論を述べ、何を伝えたいかを再確認します。

 

【例】

いつもお世話になっております。

〇〇の件でご連絡いたしました。（P：結論）

先日お問い合わせいただいた件ですが、現在調査を進めております。（R：理由） 来週中には詳細をご連絡できるかと存じますので、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。（E：具体例・詳細）

引き続き、〇〇の件、よろしくお願いいたします。（P：再度結論）

 

4. 結びの挨拶と署名で丁寧な印象に

• 結びの挨拶: 「ご確認のほどよろしくお願いいたします」「引き続きよろしくお願いいたします」など、内容に応じた丁寧な言葉を選びます。

• 署名: 会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記載します。会社の規定があればそれに従いましょう。

 

5. 送信する前に最終チェック！

誤字脱字や敬語の間違いは、相手に失礼な印象を与えてしまいます。送信前には必ず以下の点をチェックしましょう。

• 誤字脱字: 読み直して、間違いがないか確認します。

• 敬語: 適切な敬語が使われているか確認します。

• 添付ファイル: 添付し忘れがないか確認します。

• 宛先: 送信する相手が間違っていないか、CCやBCCの使い分けが正しいか確認します。

 

 

まとめ：ビジネスメールは「相手への配慮」が鍵

ビジネスメールの基本は、「相手に何を伝えたいか」を明確にし、「いかにわかりやすく、丁寧に伝えるか」という相手への配慮です。件名で内容を伝え、正確な宛名と敬称で敬意を示し、PREP法で本文を構成することで、スムーズなコミュニケーションが実現できます。